Kelas/Kelompok : MPI A
/ 08 Hari/Jam :Senin / 12.30–14.10
MAKALAH
SISTEMATIKA LAPORAN MANAJERIAL
Makalah
ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Manajemen Perkantoran
Dosen Pengampu : Bapak Misbah Ulmunir
|
Naskah diserahkan tanggal :27
Februari 2017
Didiskusikan tanggal :
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
UIN SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
Bulan Februari 2017
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Tiada yang pantas terucap selain puji
syukur kehadirat Illahi Rabbi yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya.
Sehingga penyusun dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk
maupun isinya yang mungkin sangat sederhana. Tak lupa sholawat dan salam semoga
tetap terlimpahkan kepada Rasulullah Muhammad SAW beserta keluarga. Aamiin.
Makalah ini disusun untuk memenuhi
tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran. Makalah ini berisikan mengenai Pengertian
laporan, Fungsi laporan, Peran Laporan, Syarat laporan, Jenis-jenis laporan,
tata cara penyusunan laporan dan Sistematika laporan. Walaupun makalah ini
belum sempurna, tetapi penulis merasa bangga terhadap hasil yang dicapai.
Mudah-mudahan makalah sederhana ini bermanfaat bagi penyusun khususnya dan para
pembaca pada umumnya untuk dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk
maupun pedoman dan juga berguna untuk menambah pengetahuan bagi para pembaca.
Makalah ini
penyusun akui masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, penyusun harapkan
kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun
untuk kesempurnaan makalah ini, serta untuk perbaikan pembuatan makalah
selanjutnya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Yogyakarta, 15 Februari 2017
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi
kehidupan sehari-hari. Laporan ini bisa dilakukan secara tertulis maupun lisan
mengenai hal tertentu sesuai dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang
dilakukan oleh organisasi antara lain adalah surat, memo, laporan, proposal dan
itenerary.
Pada pembahasan kali ini lebih
ditekankan pada pembahasan laporan tertulis. Laporan ini yang secara resmi
dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban dan alat
pengambilan keputusan.
B. Rumusan Masalah
1.
Apa pengertian laporan ?
2.
Apa saja fungsi laporan ?
3.
Bagaimana Peran laporan ?
4.
Apa saja syarat penyusunan laporan ?
5.
Apa saja jenis-jenis laporan ?
6.
Bagaimana tata cara penyusunan laporan ?
7.
Bagaimana sistematika laporan ?
C. Tujuan Penyusunan
1.
Mengetahui dan memahami pengertian laporan
2.
Mengetahui dan memahami apa saja fungsi laporan
3.
Mengetahui dan memahami bagaimana peran laporan
4.
Mengetahui dan memahami apa saja syarat dalam meyusun sebuah
laporan
5.
Mengetahui dan memahami apa saja jenis-jenis laporan
6.
Mengetahui dan mengerti bagaimana tata cara penyusunan laporan
7.
Mengetahui dan memahami bagaimana sistematika laporan
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris “report”
berasal dari bahasa Latin “Report” yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan
“re” berarti kembali, maknanya jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan
penelitian, setelah itu harus membawa hasil fakta atau data hasil penelitian
tersebut secara obyektif dan tulus.[1]
Pengertian yang umum menyatakan
bahwa laporan itu adalah suatu hasil dari serangkaian kegiatan untuk menyajikan
informasi tentang kegiatan tertentu itu sebagai dokumen secara administratif
agar kegiatan tersebut dapat ditindaklanjuti.[2]
B. Fungsi Laporan
Laporan memiliki
beberapa fungsi dan juga saling berkaitan antara satu sama lain, yaitu :
1.
Sebagai sarana komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal ini sebagai sarana
komunikasi antara atasan dan bawahan. Dengan laporan, bawahan akan memberikan
laporan kepada atasan tentang kegiatan dan masukan berupa ide atau gagasan
dalam suatu permasalahan.
2.
Sebagai alat penanggungjawaban
Laporan merupakan manifestasi dari bentuk
komunikasi vertikal dari atas ke bawah. Sebagai bentuk pertanggungjawaban
terhadap tanggung jawab dan wewenang yang telah diberikan atasan, laporan
merupakan alat yang paling tepat untuk mempertanggungjawabkan kepercayaan dan
wewenang yag telah diteima.
3.
Memberikan informasi penting
Laporan harus berisi informasi aktual dan
oemikiran-pemikiran yang rasional, argumentatif, serta objektif sebagai
tanggapan terhadap fenomena faktual tersebut. Oleh karena itu, suatu laporan
dapata digunakan sebagai sumber informasi yang penting dalam pengambilan
keputusan manajerial.
4.
Sebagai bahan untuk mengambil keputusan
Laporan merupakan susunan informasi yang
dituangkan secara lengkap, jelas, komprehensif, benar, objektif dan sistematis
sehingga pengambilan keputusan akan lebih terstruktur secara keseluruahan.
C. Peran Laporan
·
Peranan Laporan dalam organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke
atas dalam suatu organisasi. Dengan alat
inilah pimpinan diberikan umpan balik, sehingga pimpinan memungkinkan untuk
menguji atau mengubah kebijakan yang telah dibuat. Di samping itu pula, laporan
sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas / fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan, serta pengawasan dan pengendalian.
·
Peranan Laporan dalam “administrative communication”
Peranan laporan dalam administrative communication sangat
strategis sebagai:
a.
Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
b.
Penyampaian Informasi
c.
Bahan Pengambilan Keputusan
d.
Alat pembina kerjasama
e.
Alat pengembangan cakrawala wawasan
D. Syarat Laporan
Ada
beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial :
1.
Kecermatan (accuracy): laporan harus sesuai dengan kondisi
yang ada di lapangan
2.
Ketepatan Waktu (timelines): penulisan dan penyelesaian
laporan harus selesei tepat waktu karena akan mempengaruhi kualitas laporan
3.
Kecukupan (adequacy): laporan yang disusun harus berisi
cakupan masalah yang lengkap sehingga pengambilan keputusan/pemecahan masalah
akan tepat.
4.
Kesederhanaan (simplicity): laporan menggunakan bahasa yang
sederhana dan mudah dimengerti, penggunaan bahasa yang tidak berlebihan
5.
Kejelasan (claritys): penggunaan bahasa yang jelas dan tepat
harus dilakukan disertai dengan penyajian data yang sistematis
6. Jenis-jenis Laporan
Menurut
Heriyadi, jenis-jenis laporan dapat dibedakan berdasarkan hal-hal berikut.
a. Laporan berdasarkan sarana pengungkapan
Berdasarkan
sarana pengungkapnya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan lisan dan
laporan tulisan.
b. Laporan berdasarkan pengertian
Ada
tiga macam laporan yang ditulis berdasarkan pengertian yang objektif.
1) Laporan data, bertujuan memberitahukan
informasi. Laporan jenis ini dapat berisi masalah proyek atau operasi rutin.
Bentuk laporan data yang paling tepat adalah tabel.
2) Laporan analitik, yaitu laporan yang
tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga menafsirkan data sebaik mungkin.
3) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang
difokuskan pada aksi. Sarana dalam penulisan adalah memberikan nasihat kepada
seseorang untuk berbuat sesuatu.
c. Laporan berdasarkan periode
Laporan
berdasarkan periode dibagi menjadi tiga bentuk, yaitu sebagai berikut:
1) Laporan berkala, merupakan
pertanggungjawaban yang bersifat rutin dan dibuat berkala, dua kali dalam satu
tahun anggaran.
2) Laporan insidental, yaitu laporan yang
perlu disampaikan, baik permintaan atasan maupun atas prakarsa bawahan
sehubungan dengan adanya kasus atau masalah tertentu.
3) Laporan statistik, yaitu laporan yang
baru digunakan jika data yang diolah cukup banyak, padahal perkembangan
peristiwa yang harus dapat diketahui secara cepat dan tepat.
d. Laporan berdasarkan maksud
Berdasarkan
maksudnya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu sebagai berikut.
1) Laporan informatif, yaitu laporan yang
memberikan gambaran informasi mengenai suatu keadaan agar pimpinan dapat
mengikuti perkembangan yang terjadi.
2) Laporan eksaminasional, yaitu laporan
yang memberikan informasi dan menyertakan pendapat mengenai latar belakang
informasi itu.
3) Laporan analitis, yaitu laporan yang
memuat sumbangan pikiran, yaitu pendapat dan sasaran atas dasar analisis yang
mendalam terhadap masalah yang dilaporkan
e. Laporan berdasarkan ruang lingkup
Berdasarkan
ruang lingkupnya, laporan dibagi menjadi dua jenis.
1) Laporan umum, yaitu laporan yang
memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah. Mengingat luasnya
masalah, biasanya jenis laporan ini hanya memuat garis-garis besarnya.
2) Laporan khusus,yaitu laporan yang
memberikan gambaran secara terperinci mengenai suatu hal yang khusus.
f. Laporan berdasarkan peristiwa
Berdasarkan
peristiwa, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan rutin dan laporan
aksidental.
1) Laporan rutin, yaitu laporan yang memuat
hal-hal yang biasanya dilaporkan sebagai masalah rutin, baik berupa data maupun
berita.
2) Laporan aksidental, yaitu laporan yang
memuat hal istimewa atau yang tidak bisa terjadi. Laporan ini dibuat setelah
adanya kejadian, kasus, atau masalah besar, seperti kasus korupsi atau
pencurian.
g. Laporan berdasarkan keamanan isi
Berdasarkan
keamanan isinya, laporan dibagi menjadi tiga jenis.
1) Laporan biasa, yaitu laporan yang jika
isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak, tidak akan memberi akibat buruk
pada organisasi.
2) Laporan rahasia, yaitu laporan yang sama
sekali tidak boleh diketahui oleh orang lain yang tidak berhak karena
menyangkut nama baik seseorang, lembaga, atau menyangkut rasa aman lingkungan.
3) Laporan sangat rahasia, yaitu laporan
yang sama sekali tidak boleh diketahui isinya oleh orang lain yang tidak berhak
karena menyangkut keamanan negara atau masyarakat luas.
h. Laporan berdasarkan kesempurnaan isi
Berdasarkan
kesempurnaan isinya, laporan dibagi menjadi dua jenis.
1) Laporan sementara, yaitu laporan yang
masih bersifat sementara karena ada bahan (data atau fakta) yang belum
disertakan.
2) Laporan akhir, yaitu laporan lengkap
yang merupakan penyempurnaan dari laporan sementara.
i.
Laporan
berdasarkan keresmiannya
Berdasarkan
kesempurnaan keresmiannya, laporan dibagi menjadi dua jenis.
1) Laporan formal, yaitu laporan resmi yang
disampaikan dengan sungguh - sungguh oleh pelapor. Laporan ini berisi
pertanggungjawaban tugas yang diberikan kepadanya, lalu disampaikan kepada
pemberi tugas secara resmi.
2) Laporan nonformal, yaitu laporan yang
dapat disampaikan secara lisan dalam situasi yang tidak resmi.
j.
Laporan
berdasarkan waktu
1) Laporan harian, yaitu laporan tentang
prestasi dan hambatan yang dialami pada satu hari. Laporan jenis ini penting
diketahui oleh pimpinan untuk menentukan langkah pada hari berikutnya.
2) Laporan mingguan, yaitu laporan yang
disampaikan setiap akhir minggu untuk merekapitulasi jumlah hasil kegiatan yang
dihasilkan pegawai selama satu minggu. Bentuk laporan mingguan biasanya cukup
dengan surat,formulir, diagram, dan grafik.
3) Laporan bulanan, yaitu laporan kegiatan
yang telah dicapai dan hambatan yang dialami selama satu bulan. Dalam laporan
bulanan biasanya dicantumkan rencana kegiatan pada bulan berikutnya.
4) Laporan tahunan, yaitu laporan kegiatan
suatu instansi selama satu tahun anggaran. Jika kegiatan tersebut belum
selesai, diajukan lagi rencana perpanjangan kegiatan untuk tahun berikutnya.
Setiap akhir tahun anggaran, pelaksanaan kegiatan selama satu tahun dilaporkan
kepada atasan. Isinya perincian lengkap mengenai hasil yang dicapai, hambatan,
serta dana yang digunakan.
5) Laporan lima tahun, yaitu laporan yang
isinya sama dengan laporan tahunan, tetapi merupakan rangkuman laporan tahun
demi tahun selama lima tahun.
k. Laporan berdasarkan jumlah penerima
Berdasarkan
jumlah penerimanya, laporan dibagi menjadi dua jenis.
1) Laporan terbatas, yaitu laporan yang
khusus ditujukan kepada seseorang atau beberapa orang.
2) Laporan tidak terbatas, yaitu laporan
yang dapat dibaca atau ditujukan kepada banyak orang.
l.
Laporan
berdasarkan bentuk
Berdasarkan
bentuknya, laporan dibagi menjadi berbagai jenis berikut.
1) Laporan berbentuk formulir lisan, yaitu
laporan yang telah memiliki bentuk baku berupa formulir sehingga penerima laporan
dengan mudah dapat membaca dan memahami keterangan yang dimuat dalam formulir
ini.
2) Laporan berbentuk memorandum, yaitu
laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya dan diedarkan dikalangan terbatas atau
internal.
3) Laporan berbentuk ilustrasi, yaitu
laporan yang tidak banyak menggunakan kata-kata, tetapi dapat memberikan
informasi dengan jelas dan lengkap.
4) Laporan berbentuk artikel atau risalah,
biasanya dipergunakan untuk melaporkan suatu pertemuan, seperti diskusi, rapat,
dan seminar.
5) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan
yang dibuat untuk penerima laporan yang harus segera mengetahui perkembangan
kegiatan agar dapat segera menentukan tindak lanjut.
6) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan
penelitian dan laporan ilmiah dalam lingkungan pekerjaan.
7) Laporan berbentuk buku, yaitu laporan
yang dicetak atau dijilid menjadi sebuah buku.
7. Tata cara Penyusunan Laporan
Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai
dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka masalah, tujuan penulisan
laporan, dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan
diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.
1. Tahap Persiapan
Pada tahap ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting
seperti hal apa yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu dilaporkan? Kapan laporan
akan disampaikan? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data
pendukung? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan
secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu
laporan, data yang relevan untuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Dalam proses pengumpulan data harus selalu mengacu pada
permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari
berbagai sumber, baik dari sumber primer maupun sumber sekunder. Sumber primer
antara lain hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar pertanyaan
(kuesioner) dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber data sekunder antara
lain data yang dihimpun dari hasil rapat, buku-buku pedoman baik pedoman
organisasi maupun pedoman kerja, surat keputusan dan peraturan lainnya. Setelah
dikumpulkan, kemudian data dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama
dan data pendukung atau penunjang.
3. Sitematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama
laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-subbagian laporan
yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada
sitematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara
runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.
8. Sistematika Laporan
Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian,
yaitu pendahuluan, isi laporan, pembahasan, dan penutup atau kesimpulan. [3]
a. Pendahuluan
Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan
masalahnya, tujuan penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan),
ruang lingkup, dan sistematika laporan.
b. Isi Laporan dan Pembahasan
Isi laporan sering disebut tubuh laporan, yaitu bagian
yang memuat isi utama. Isi laporan ini akan ditentukan oleh masalah dan maksud
atau tujuan laporan. Isi laporan pada laporan informatif akan berbeda apabila
dibandingkan dengan laporan rekomendasi, laporan analitis, laporan
pertanggungjawaban, ataupun laporan studi kelayakan. Apabila pada laporan
informatif isi laporan berupa informasi tertentu yang mengacu pada
permasalahan, maka laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan
harus berisi informasi yang didukung dengan data yang valid dan terpercaya
untuk mendukung rekomendasi yang diberikan.
c. Penutup
Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang
tidak mengandung analisis. Tetapi jika suatu laporan mengandung analisis,
bagian akhir suatu laporan akan berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif
atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi,
ataupun gabungan dari kesemuanya itu.
DAFTAR PUSTAKA
Rahmawati.
2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Graha Ilmu
Sayuti, Abdul
Jalaludin. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta
Sukoco, Badri
Munir. 2005. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga
Tidak ada komentar:
Posting Komentar